Datenschutz

In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, wie wir Personendaten erheben und sonst bearbeiten. Das ist keine abschliessende Beschreibung; allenfalls regeln andere Datenschutzerklärungen spezifische Sachverhalte. Unter Personendaten werden alle Angaben verstanden, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen.

Wenn Sie uns Personendaten anderer Personen (z.B. Familienmitglieder, Daten von Arbeitskollegen) zur Verfügung stellen, stellen Sie bitte sicher, dass diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen und teilen Sie uns deren Personendaten nur mit, wenn Sie dies dürfen und wenn diese Personendaten korrekt sind.

Diese Datenschutzerklärung ist auf die Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung («DSGVO»), das Schweizer Datenschutzgesetz («DSG») und das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz («revDSG») ausgelegt. Ob und inwieweit diese Gesetze anwendbar sind, hängt jedoch vom Einzelfall ab.

Verantwortlich für die Datenbearbeitungen, die wir hier beschreiben, ist:

Wenn Sie datenschutzrechtliche Anliegen haben, können Sie uns diese an folgende Kontaktadresse mitteilen: [email protected]

Aktuell gibt es keinen Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO.

Wir bearbeiten in erster Linie die Personendaten, die wir im Rahmen der Nutzung unserer Plattform www.savoirpublic.ch erheben, insbesondere:

• Registrierungsdaten: Beim Erstellen eines Profils erheben wir personenbezogene Daten, wie Namen, E-Mail-Adressen, und ggf. weitere freiwillige Angaben.

• Tracking-Daten: Durch den Einsatz von Google Analytics sammeln wir Informationen zur Nutzung unserer Website, wie z. B. IP-Adressen (anonymisiert), besuchte Seiten, und Nutzungsverhalten.

• Transaktionsdaten: Über SendGrid verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse für die Versendung von Transaktions-E-Mails, z. B. Bestätigungen oder Benachrichtigungen. Über Google Firebase verarbeiten wir die Aktivitäten registrierter Nutzer:innen, um Benachrichtigungen anzuzeigen.

• Technische Daten: Zur Sicherstellung der Sicherheit und Verfügbarkeit nutzen wir Cloud-flare, das Daten wie IP-Adressen und Zugriffszeiten verarbeitet.

Im Rahmen der Erstellung und Speicherung der Profile von Forschenden nutzen wir die Technologie von OpenAI, um Texte in eine Vektordatenbank zu überführen. Dies dient ausschliesslich dazu, die Profile für die Suchfunktion auf unserer Plattform verfügbar zu machen und die Zuordnung von Expertise zu Fragen zu optimieren. Die Verarbeitung er-folgt auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), da sie essenziell für die Funktionalität der Plattform ist.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten für die folgenden Zwecke:

• Bereitstellung der Plattform www.savoirpublic.ch und ihrer Funktionen (Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung).

• Kommunikation mit Nutzer:innen, z. B. durch Versenden von Bestätigungen und Benachrichtigungen (Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung oder berechtigtes Interesse).

• Verbesserung und Analyse der Nutzung der Plattform, z. B. durch den Einsatz von Google Analytics (Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse).

• Sicherstellung der Verfügbarkeit und Sicherheit der Plattform, z. B. durch Cloudflare (Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse).

• Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, z. B. Aufbewahrung von Rechnungen (Rechtsgrundlage: Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen).

Wir setzen auf unserer Website Cookies und Tracking-Technologien ein, um:

• Ihre Nutzung der Website zu analysieren (Google Analytics).

• Die Sicherheit und Verfügbarkeit der Website zu gewährleisten (Cloudflare).

Google Analytics wurde so konfiguriert, dass IP-Adressen anonymisiert werden. Sie können Cookies jederzeit über Ihre Browsereinstellungen deaktivieren. Beachten Sie, dass einige Funktionen der Website dann möglicherweise eingeschränkt sind.

Wir bauen in unseren Newslettern teilweise und soweit erlaubt auch sicht- und unsichtbare Bildelemente ein, durch deren Abruf von unseren Servern wir feststellen können, ob und wann Sie die E-Mail geöffnet haben, damit wir besser verstehen können, ob und wie Sie unsere Angebote nutzen und sie auf Sie zuschneiden können. Sie können dies in Ihrem E-Mail-Programm blockieren; die meisten sind so voreingestellt, dass Sie dies tun.

Mit der Nutzung unserer Websites und Apps und der Einwilligung in den Erhalt von Newslettern und anderen Marketing-E-Mails stimmen Sie dem Einsatz dieser Techniken zu. Wollen Sie dies nicht, dann müssen Sie Ihren Browser bzw. Ihre E-Mail-Programm entsprechend einstellen oder die App deinstallieren, sofern sich dies nicht über die Einstellungen anpassen lässt.

Zur Verarbeitung und Speicherung der Profile von Forschenden verwenden wir die Technologie von OpenAI. Dabei werden die Inhalte der Profile in die USA übertragen und dort verarbeitet. Dies geschieht ausschliesslich zur Generierung von Vektoreinbettungen für die Nutzung in unserer Vektordatenbank.

Die Verarbeitung erfolgt unter Beachtung der geltenden Datenschutzbestimmungen. OpenAI ist ein Dienstleister mit Sitz in den USA. Wir haben vertragliche Schutzmassnahmen (z. B. Standardvertragsklauseln) implementiert, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten. Es werden keine sensiblen personenbezogenen Daten (z. B. Gesundheitsdaten) oder Daten von Nutzer:innen, die Fragen stellen, an OpenAI übermittelt.

Forschende werden gebeten, keine sensiblen personenbezogenen Daten in ihren Profilen anzugeben (z. B. Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen oder politische Meinungen).

Ansonsten geben wir personenbezogene Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn:

• Sie haben der Weitergabe ausdrücklich zugestimmt.

• Die Weitergabe ist zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen notwendig (z. B. bei der Nutzung von Drittanbietern wie SendGrid zur Versendung von E-Mails).

• Es besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe (z. B. an Behörden).

Daten, die von Nutzer:innen im Rahmen ihrer Registrierung oder Aktivitäten auf der Plattform öffentlich gemacht werden (z. B. Fragen oder Antworten), sind für die Öffentlichkeit sichtbar und können von Dritten eingesehen werden. Die Verantwortung für diese Veröffentlichungen liegt bei den Nutzer:innen selbst.

Für bestimmte technische und betriebliche Zwecke setzen wir vertrauenswürdige Drittanbieter ein, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Dazu gehören:

• Google Analytics: Zur Analyse der Website-Nutzung. (Standort: EU und USA, mit IP-Anonymisierung.)

• SendGrid: Zur Versendung von transaktionalen E-Mails. (Standort: USA.)

• Cloudflare: Zur Sicherstellung der Sicherheit und Performance unserer Plattform. (Standort: Global.)

Diese Anbieter sind verpflichtet, Daten gemäss den geltenden Datenschutzbestimmungen zu verarbeiten. Soweit Daten in Länder ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz übertragen werden, stellen wir sicher, dass durch vertragliche Vereinbarungen (z. B. Standardvertragsklauseln) ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet wird.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach den folgenden Grundsätzen:

• Registrierungsdaten (Forscher:innen und Fragende): Daten, die im Rahmen der Registrierung oder Nutzung der Plattform erhoben werden, speichern wir für die Dauer der aktiven Nutzung des Kontos. Nach einer Inaktivität von 12 Monaten oder der Löschung des Kontos werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

• Veröffentlichte Inhalte (z. B. Fragen, Antworten): Öffentliche Beiträge, wie Fragen und Antworten, bleiben grundsätzlich auf der Plattform einsehbar, auch nach Löschung des Kontos. Wenn Sie möchten, dass spezifische Inhalte entfernt werden, können Sie uns kontaktieren.

• Technische und sicherheitsrelevante Daten: Logdaten und technische Informationen, die im Zusammenhang mit der Nutzung der Website anfallen (z. B. IP-Adressen oder Zugriffszeiten), speichern wir in der Regel für 12 Monate, um die Sicherheit und den Betrieb der Plattform zu gewährleisten.

• E-Mails und Kommunikation: Daten, die im Rahmen von Support- oder anderen Anfragen an uns gesendet werden, werden für die Dauer der Bearbeitung und darüber hinaus gemäss gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z. B. 6 oder 10 Jahre) archiviert.

• Daten in der Vektordatenbank: Profile von Forschenden, die in der Vektordatenbank gespeichert werden, bleiben dort, solange das Profil aktiv ist. Nach der Löschung eines Profils werden die zugehörigen Vektoren ebenfalls gelöscht.

Nach Ablauf der oben genannten Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten bestehen.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch.

Um unsere Plattform www.savoirpublic.ch nutzen zu können, ist die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten erforderlich. Dies betrifft insbesondere:

• Registrierung: Für die Erstellung eines Profils als Fragende:r oder Forscher:in müssen Sie personenbezogene Daten angeben (z. B. Name, E-Mail-Adresse). Ohne diese Angaben können wir die Registrierung und Nutzung der Plattform nicht ermöglichen.

• Technische Nutzung: Zur Sicherstellung der Funktionalität der Website ist es erforderlich, dass technische Daten wie IP-Adressen und Zugriffszeiten erhoben und verarbeitet werden. Ohne diese Daten können der Zugriff auf die Website und bestimmte Funktionen nicht gewährleistet werden.

Sie sind nicht verpflichtet, weitere personenbezogene Daten bereitzustellen. Es kann jedoch sein, dass einige Funktionalitäten oder personalisierte Services eingeschränkt sind, wenn Sie uns bestimmte freiwillige Angaben nicht machen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten teilweise automatisiert, um bestimmte Aspekte zu bewerten und unsere Plattform effizienter zu gestalten. Dies umfasst insbesondere:

• Zuordnung von Expertise zu Fragen: Wir nutzen ein Profiling-Verfahren, bei dem die in den Profilen der Forschenden angegebenen Informationen mit Anfragen von Fragenden abgeglichen werden, um eine passende Zuordnung zu ermöglichen. Dabei verwenden wir Auswertungsmodelle wie die Einbettung der Daten in eine Vektordatenbank.

• Analyse und Verbesserung der Plattform: Automatisierte Auswertungen helfen uns, die Plattform zu optimieren und Nutzungsgewohnheiten besser zu verstehen, z. B. durch die Analyse häufig gestellter Fragen.

Wir setzen keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO ein, die rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen auf Sie hätte. Sollte eine solche Entscheidungsfindung in Einzelfällen eingesetzt werden, werden wir Sie hierüber im Voraus informieren und Ihre Rechte gemäss den gesetzlichen Vorgaben sicherstellen.

Im Rahmen der anwendbaren Datenschutzgesetze haben Sie, soweit darin vorgesehen (wie etwa nach der DSGVO), folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft: Sie können von uns Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen verarbeiten.

• Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

• Recht auf Löschung: Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen unsererseits entgegenstehen.

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

• Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, insbesondere wenn die Verarbeitung auf einem berechtigten Interesse unsererseits beruht.

• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie können verlangen, dass wir Ihnen oder einer anderen verantwortlichen Stelle Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen.

Bitte beachten Sie, dass wir uns vorbehalten, gesetzlich vorgesehene Einschränkungen geltend zu machen, beispielsweise wenn wir zur Aufbewahrung oder Verarbeitung bestimmter Daten verpflichtet sind oder daran ein überwiegendes Interesse haben. Falls bei der Bearbeitung Ihres Anliegens Kosten entstehen sollten, werden wir Sie vorab darüber informieren.

Ausübung Ihrer Rechte: Die Ausübung dieser Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie Ihre Identität eindeutig nachweisen können, beispielsweise durch eine Kopie Ihres Personalausweises, sofern Ihre Identität nicht auf andere Weise verifiziert werden kann. Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns unter den in Ziffer 2 angegebenen Kontaktdaten erreichen:

Beschwerderecht bei der Datenschutzbehörde: Sollten Sie der Ansicht sein, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Datenschutzrecht verstösst, haben Sie das Recht, bei der zuständigen Datenschutzbehörde Beschwerde einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB):

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anpassen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website publizierte Fassung. Soweit die Datenschutzerklärung Teil einer Vereinbarung mit Ihnen ist, werden wir Sie im Falle einer Aktualisierung über die Änderung per E-Mail oder auf andere geeignete Weise informieren.